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Factura electrónica
Disponemos de la tecnología para generar facturas electrónicas desde nuestras aplicaciones. Si se precisa, pueden emitirse con el formato Facturae XML exigido por las administraciones públicas del Estado.
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Factura electrónica

Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. En la factura se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador).

El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión. La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

QUÉ ES LA E-FACTURA

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. El proceso de facturación es un proceso importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos, y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual. Un buen proceso administrativo de estos documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino el cumplimiento de las obligaciones tributarias de cada empresa. Sin embargo, todo ello resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervención manual.

Las denominaciones “factura electrónica”, “factura telemática” y “factura digital” son equivalentes, si bien la denominación utilizada en la normativa es “remisión electrónica” o “remisión por medios electrónicos” de Factura. Podemos definir la Factura Electrónica como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

RAZONES PARA ADOPTAR LA FACTURA ELECTRÓNICA

  • Optimización de la tesorería: la automatización permite cuadrarlos apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano.
  • Obtención de información en tiempo real: permite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda su información asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías, albaranes,...) de forma exacta y actual.
  • Reducción de tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de facturas por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.
  • Agilidad en la toma de decisiones: la inmediatez de las comunicaciones permite adoptar decisiones.
  • Administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran mucha menos participación humana.
  • Control de acciones erróneas: a través de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos.
  • ……..

El objetivo primero de la facturación electrónica es la simplificación de procesos, por lo que la actividad cotidiana de facturación se verá mejorada.

CÓMO SE CONSERVAN EN PAPEL LAS FACTURAS RECIBIDAS ELECTRÓNICAMENTE.

Aunque existe la posibilidad de almacenar facturas electrónicas en papel mediante un código de barras, es posible otro mecanismo alternativo. Si existen aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas emitidas o recibidas, según corresponda, junto con la firma electrónica generada o verificada, proporcionando un código de autenticación de mensajes asociado a cada factura, cabe la posibilidad de identificar las facturas mediante dicho código. Este código permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio y garantizará, al que accede, que la factura cumple con los requisitos contemplados en la normativa. Por tanto, una factura transcrita al papel con este código es válida, siempre que se mantenga dicho repositorio donde exista la factura y su firma electrónica, exista un mecanismo de verificación de la firma en el repositorio, y se pueda acceder de forma completa a la factura mediante dicho código electrónico de autenticación.

 

FACTURAe

A partir de enero de 2015, todas las facturas remitidas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas y tener un formato específico. Podemos adaptar su emisión de facturas para que las genere en formato Facturae. Pulse aquí si desea más información.

 

 
 
 

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